市级各部门、各单位：
　　现将《嘉兴市政府采购文件备案管理暂行办法》印发给你们，请遵照执行。
　　嘉兴市财政局
　　2013年8月13日
　　嘉兴市政府采购文件备案管理暂行办法
　　第一条 为建立和完善政府采购监督管理机制，进一步规范政府采购行为，保证政府采购活动的合法有序和财政资金的安全高效，根据《中华人民共和国政府采购法》及《浙江省政府采购文件备案管理暂行办法》(浙财办字[2005]42号)等有关规定，结合本市实际，制定本办法。
　　第二条 本办法所称的政府采购文件备案，是指国家机关、事业单位和团体组织(以下简称采购单位)或其委托的采购代理机构等按有关规定实施政府采购活动时，在相应政府采购行为发生前后，将与政府采购项目有关的文件材料(以下简称采购文件)，以书面或电子文档形式专题向财政部门报告并登记的行为。
　　第三条 下列采购文件应当报财政部门备案：
　　(一)招标(或谈判等)文件；
　　(二)评标(或谈判等)报告；
　　(三)政府采购合同；
　　(四)财政部门要求的其他文件。
　　第四条 市级采购单位的采购文件备案工作由市财政局政府采购管理机构(以下简称市采购办)负责并管理。
　　第五条 采购文件的具体备案申请单位根据政府采购项目的执行模式和便捷高效的原则确定。
　　政府集中采购项目，应由政府集中采购机构向市采购办办理备案手续。
　　部门集中采购项目，应由实施集中采购的主管部门或委托的政府采购代理机构统一向市采购办办理备案手续。
　　分散政府采购项目，如单位自行组织采购的，应由采购单位直接向市采购办申请备案手续；如委托代理采购的，可委托其政府采购代理机构向市采购办办理备案手续。
　　第六条 采购单位委托政府集中采购机构或社会中介代理机构办理备案申请手续的，双方应当在《委托代理采购协议》中明确采购文件备案的委托事项。
　　第七条 资金来源涉及市和县(市、区)共同出资的政府采购项目，原则上按采购单位的预算隶属关系确定备案部门；但经上级财政部门批准并委托上级集中采购机构或社会中介采购代理机构、上级主管部门组织采购的，应当由上级集中采购机构或其他采购代理机构、上级主管部门报上级财政部门备案，同时采购单位应当将本单位的采购结果抄送同级财政部门备案。
　　第八条 申请备案单位应当在以下时间内，及时向市采购办办理申请备案手续：
　　(一)招标(或谈判等)文件，自采购公告或文件发出之日3个工作日前申请办理；
　　(二)评标(或谈判等)报告，自中标(或成交)公告之日起3个工作日内申请办理；
　　(三)政府采购合同，自合同签订之日起7个工作日内申请办理；
　　第九条 除第八条以外的其他文件的备案时间，由财政部门按方便和及时的原则确定。申请备案单位因特殊情况需延期备案的，经市采购办同意可适当延期办理，或在采购活动结束后，与政府采购合同备案时一并办理。
　　第十条 采购文件备案实行纸质备案与电子备案相结合的备案办法。
　　第十一条 市级政府采购项目备案时，属于本办法第三条第(一)、(二)、(四)项的按以下手续办理备案。
　　(一) 使用备案邮箱办理备案手续程序：
　　1. 申请备案单位将有关应当备案的采购文件电子文档发送至市采购办备案邮箱；
　　2. 市采购办在收到申请备案单位提交的电子文档备案材料后，经审核认为其申报备案材料齐全的，回复“文件已受理”， 经审核认为其备案申请不符合规定的，回复“文件退回”；
　　3. 市采购办经审核并予以受理的，应在3个工作日内办结有关备案登记手续，审查通过后，以电子邮件形式回复“文件已备案”；
　　4. 申请备案单位按季将已备案的采购文件纸质版及填写《政府采购文件申请备案登记表》一式2份报送市采购办, 市采购办应当在《政府采购文件申请备案登记表》和有关备案文件上加盖“采购文件备案登记专用章”，并统一编号登记以备查。
　　(二)使用网上备案登记管理系统办理备案手续程序：
　　1. 申请备案单位工作人员在“采购文件备案管理”栏目中点击相关内容并填写《政府采购文件申请备案登记表》，按提示步骤将有关应当备案的采购文件电子文档引入系统并按规定提交给市采购办；
　　2. 市采购办在收到申请备案单位提交的电子申报备案材料后，经审核认为其申报备案材料齐全的，点击“受理”， 经审核认为其备案申请不符合规定的，点击“退回”；
　　3. 市采购办经审核并予以受理的，应在3个工作日内办结有关备案登记手续，审查通过后，市采购办在《政府采购文件申请备案登记表》和有关备案文件上加盖电子版的“嘉兴市政府采购文件备案登记专用章”。
　　4. 申请备案单位按季将已备案的采购文件纸质版报送市采购办。市采购办从网上备案登记管理系统中打印相应项目的《政府采购文件申请备案登记表》后存档。
　　第十二条 市级政府采购项目备案时，属于本办法第三条第(三)项的按以下程序办理备案手续：
　　(一) 协议采购合同备案由申请备案单位在外网统一下载电子合同后到内网进行相关的合同备案工作，市采购办根据上传的电子合同直接进行网上备案， 申请备案单位将采购文件纸质版按规定的备案时间及时报送市采购办。
　　(二)非协议采购合同备案由申请备案单位在网上备案的同时将相关的采购文件纸质版报送市采购办。
　　第十三条 市财政局将结合政府采购信息化建设，加快推行网上备案登记管理工作，提高办事效率。
　　第十四条 市采购办应当重点对采购文件的形式和内容进行合法性、合理性和规范性审查，包括：
　　(一)招标(或谈判等)文件格式要件构成，以及有关供应商资格条件、项目内容、采购时间、程序、评审方法及评标(成交)标准是否合法、合规等；
　　(二)评标(或谈判等)报告格式要件构成，以及内容是否符合规定，采购信息是否在省级以上政府采购指定媒体公告，供应商数量、评委会构成及人数是否合法、合规等；
　　(三)政府采购合同的签约供应商、标的、数量、价款等内容是否合法、合规，并与中标(成交)结果相符等；
　　(四)委托采购的，有关采购文件和结果是否经采购单位确认；
　　(五)财政部门认为应当审查的其他内容。
　　第十五条 市采购办审查发现采购文件有违反法律、法规和其他有关政府采购管理规定的，应当在3个工作日内告知申请备案单位，由申请备案单位自行改正后重新备案，否则不予备案登记。
　　第十六条 采购文件备案登记后，申请备案单位需对备案登记文件进行变更调整的，应当自变更调整之日起7个工作日内向原备案机关重新办理备案登记手续，同时交回原《政府采购文件申请备案登记表》。
　　第十七条 市财政支付中心或采购单位财务部门应当凭备案登记的政府采购合同，办理采购资金的支付和报销手续。备案登记的采购文件，是各级财政部门处理供应商投诉和办理采购资金拨付的法定凭证和主要依据之一。
　　第十八条 采购文件的法律责任由采购单位或其委托的采购代理机构和其他相关当事人承担，不因市采购办的备案登记而转移。
　　第十九条 采购单位或其委托的采购代理机构等未按规定将采购文件报财政部门备案登记的，市采购办应当按照法律、法规和其他有关政府采购管理的规定给予处理；供应商可以按规定提起质疑、投诉，有关单位和财政部门应当依法予以受理、查处。
　　第二十条 市采购办和申请备案单位应当加强采购文件的备案工作，并确定专人负责管理，建立健全备案文件的使用和档案管理制度
　　第二十一条 本办法自发文之日起三十日后实施。各县(市、区)可以结合实际参照执行。