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| 发文标题： |
吉林省社会保险公司关于加强企业退休人员档案管理工作的指导意见 |
| 发文文号： |
吉社保[2005]18号 |
| 发文部门： |
其他地方机构
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| 发文时间： |
2005-3-31 |
| 实施时间： |
2005-3-31 |
| 法规类型： |
社会保障
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| 所属行业： |
所有行业
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| 所属区域： |
吉林
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| 阅读人次： |
2889 |
| 评论人次： |
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| 发文内容： |
各市、州、县(市)社会保险公司：
根据《中共吉林省委办公厅、吉林省人民政府办公厅转发省劳动保障厅等部门〈关于积极推进企业退休人员社会化管理服务工作的实施方案〉的通知》(吉办发[2004]11号)精神，各级社会保险公司在当地党委、政府高度重视下，在相关部门的积极配合下，企业退休人员档案管理中心基础设施建设已初见成效。为进一步规范全省企业退休人员档案管理工作，现提出以下指导意见：
一、完善企业退休人员档案管理中心建设
各级社会保险公司要按照吉办发[2004]11号文件要求，积极创造条件，争取在上半年全面完成企业退休人员档案管理中心建设，实现退休人员档案移交、接收、统一管理的目标。
(一)落实好企业退休人员档案管理机构、人员、编制、经费、办公场地。对尚未落实的地方，要尽快搞好协调，抓紧落实到位。
(二)严格控制档案管理中心人员编制。原则上按接收管理退休人员档案数量确定编制，根据档案管理的要求和规定配齐管理人员，如暂时编制不能落实，可先从现有人员中调剂，确保这项工作顺利进行。
(三)根据档案管理的具体要求，配齐管理设施，如：档案柜、密集架、档案盒、梯子、档案车、温湿度计、防虫药、灭火器等，进一步加强管理。
(四)严格按照当地政府确定的企业退休人员档案管理收费渠道和标准，收取档案管理费。同时，要设立专户，专款专用，杜绝挤占挪用。
(五)省公司在省直部建立行业单位退休人员档案管理中心，对全省行业单位退休人员档案实行统一管理。
二、建立健全企业退休人员档案管理的各项规章制度
企业退休人员档案管理是社会保险系统一项新的业务职能，各地要建立健全各项规章制度，实行科学化、规范化、现代化管理。应建立的主要制度和内容要达到如下要求：
(一)档案接收管理制度
1、档案的接收、保存、销毁要手续齐全，做到增减有据，数字准确，确保档案安全。企业新退休人员的档案要从批准退休之日起移交给档案中心管理。
2、每年年末要对库存档案进行一次清点校对，做到帐物相符。
3、使用后的档案要检查放回库房，非档案管理人员不得随便进入库房。
4、库房要有档案存放位置引图表，做到存放科学、有序。
5、档案内容不得私自涂改、抽取或伪造，不得擅自处理或销毁。
(二)档案保护制度
1、要建立坚固的、符合“六防”(防火、防潮、防盗、防蛀、防尘、防高温)标准的专用档案库房，管理档案数量在1000卷以上的要做到库房、阅档、办公三室分开。并配置铁质的档案箱、柜、密集架。
2、档案库房内的空调、去湿、灭火等各项设施要齐全，库房和档案柜(架)指定专人管理。管理人员因工作调动时，应做好档案和档案材料及业务文件等的交接。
3、档案库房和阅览室内要保持清洁、卫生、温度要控制在摄氏14度-24度，相对湿度要控制在45%-65%，严禁在档案室内吸烟和放置易燃易爆等妨碍档案安全的物品。
4、要不断研究和改善档案保管方法和保护技术。逐步实现档案管理工作的科学化、规范化、现代化。
(三)档案保密制度
1、档案管理人员必须遵守国家保密工作法规，贯彻执行保密工作的方针政策。
2、档案内容不准外传，未经批准不准私抄档案内容，不准将档案借给无关人员，不准无关人员进入库房。
3、为确保档案安全，档案室应设有安全防范措施，工作人员下班后，档案必须入柜，档案柜平时上锁。
4、需销毁的档案，要填清销毁材料的名称、原因和时间，经领导批准后，指定专人监销。
5、发生丢失档案资料或泄密情况时，要及时向主管领导报告，不准隐藏或瞒报。
(四)档案借阅制度
1、本单位工作人员因工作需要查阅档案时，应先登记、后查阅。
2、外单位或本人查阅档案、资料者，必须持有介绍信、工作证或身份证。经档案管理负责人同意，方可办理查阅手续。如需摘抄或复制，要经主管领导批准，核对后加盖印章。
3、档案、资料只能在室内查阅，如特殊情况需要借出时，要经主管领导批准，并按期归还，不得遗失。
4、借、查阅档案时，应注意爱护，严禁涂改销毁、拆卸调换。
5、归还档案时，须经检查清点清楚，并在借阅登记簿签名注销，档案放回原处。
三、强化管理，落实责任，服务社会
档案管理是一项既精细又繁琐的工作，责任大、任务重，必须明确职责，落实责任。
(一)主管档案领导工作职责
1、主管档案管理中心工作，并兼任档案工作领导小组组长。
2、审定档案管理的各项规章制度，并监督贯彻执行。
3、经常过问督促档案管理工作，把档案工作列入自己的工作日程，并解决工作中遇到的实际困难。
4、对工作中涉及到人、财、物等重大问题，要提交办公会研究。
(二)档案管理人员工作职责
1、负责档案的日常管理工作，做好档案移交、接收，各项手续要完备。
2、做好档案的防火、防盗、防高温、防光、防蛀等各项日常维护工作。
3、负责档案的编号及目录编制工作。对已接收的档案进行及时入库编号及目录编制工作。
4、负责档案的借阅工作。凡借阅档案的单位和个人都要出具相应证明并进行登记备案。
(三)档案管理人员工作守则
1、坚持四项基本原则，严守党和国家机密；档案工作中严禁失密、泄密。
2、热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，不断提高业务和工作能力。
3、按归档范围要求认真开展档案资料的收集、整理、分类、立卷工作。
4、严格执行归档制度，履行移交手续，对归档和保管的案卷做好目录、索引的编写、编排工作。
5、认真做好档案的鉴定、销毁工作，严格履行鉴定制度和销毁手续。
6、积极做好档案的统计和提供利用工作。
(四)充分利用档案资料，服务社会
企业退休人员档案管理工作不仅要尽到保护、管理档案的义务，更要有为利用者提供优质信息服务的职责。档案工作人员应当充分认识档案工作服务性的特点，树立积极主动的服务观念，千方百计地搞好服务。一是大力抓好档案中心基础业务建设，为提供优质服务奠定基础。二是在档案移交时，要对企业退休人员档案进行一次全面清理和整理，基本养老金做到与数据库中的基本养老金相符，档案内容齐全。档案目录用钢笔或碳素笔填写，字迹要端正、清晰。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。档案资料采取活页存档，禁用浆糊、胶水粘贴，裁剪整齐装入统一制作的档案盒(档案盒外形尺寸长310mm、宽220mm、厚20mm也可以根据需要设置其他尺寸的厚度，档案盒版面字体、边框为深蓝色，社保标识为红色)，为实行电子化管理做好先期准备。三是积极主动地服务，采取多种方式和方法，使档案工作服务于社会，更好地实现档案的社会价值。四是以良好的态度和作风为利用者服务。档案中心工作人员服务要周到，想利用者之所想，急利用者之所急，简化利用手续，千方百计为利用者提供方便。五是为了全面推进企业退休人员档案管理工作，省公司拟于2005年下半年对全省企业退休人员档案管理中心进行检查评估。
附件：《退休人员档案盒》样式(略)
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