第一章总则
　　第一条为加强工商行政管理企业登记监管档案管理，保证档案资料的真实完整，充分发挥档案资源的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国公司登记管理条例》、《中华人民共和国企业法人登记管理条例》、《中华人民共和国合伙企业法》、《中华人民共和国个人独资企业法》、《中华人民共和国农民专业合作社法》、《城乡个体工商户管理暂行条例》及国家工商行政管理总局制定的有关企业个体工商户登记档案管理规定等有关法律、法规、规定，结合我省实际，制定本办法。
　　第二条本办法所称企业登记管理档案是指工商行政管理机关依法对市场主体登记、管理过程中直接形成的具有保存价值的各种材料，包括登记档案、监督管理档案和行政执法案件档案。
　　登记档案是指工商行政管理机关依法核准市场主体开业(设立)、变更(备案)、注销等登记过程中，所提供的文件、资料和职能部门工作人员依法核准登记意见等所形成的完整材料。
　　监督管理档案是指工商行政管理机关对市场主体实施年度检验及日常检查等监督管理时形成的材料集合。
　　案件档案是指工商行政管理机关依据国家有关法律、法规、规章，在企业登记监管行政执法中直接形成的文字、图象和声像等证据、证明材料和处罚决定等材料集合。
　　第三条本办法所指市场主体是指经工商行政管理机关依法核准登记的公司，非公司企业法人，合伙企业，个人独资企业，个体工商户，农民专业合作社，在中国境内从事生产经营活动的外国(地区)企业，外国(地区)企业常驻代表机构，异地企业法人在登记机关辖区内设立的分支机构。
　　第四条工商行政管理企业登记管理档案属于国家档案的组成部分，受国家法律保护。
　　第五条全省工商行政管理系统登记管理档案(包括书式档案、电子信息和电子化影像)依照本办法由各级工商局档案管理部门集中管理。
　　各级工商行政管理机关企业登记管理部门应根据档案集中统一管理的要求，加强对登记管理档案的收集整理、开发利用工作，落实档案管理人员，配备必要的设备，确保档案的完整与安全。
　　第六条企业登记管理档案管理的任务是：收集、整理企业登记管理档案材料并立卷，保护档案资料的完整与安全，积极开发利用档案资料，为登记管理提供基本依据，为国民经济发展提供有关的基础信息。
　　第七条企业登记管理档案由核准登记该企业的工商行政管理机关或实施监督管理行政执法的工商行政管理机关建立和管理。
　　第二章企业登记管理档案的收集、整理、立卷
　　第八条企业登记管理档案的归档范围：经工商行政管理机关依法登记的市场主体，其开业(设立)、变更(备案)、注销等登记所提供的文件、资料以及工商行政管理机关对其开展行政执法、年度检验、日常检查等所形成文件、资料，冠省名或市名企业名称预核、变更、备案登记材料。
　　(一)卷内文件材料先按属性分类，并按卷内目录顺序排放，同一类文件材料按时间先后顺序排列；
　　(二)卷内文件材料应按顺序编写页码，以有文字内容的页面为单位依次编码，正面标于右上角，背面标于左上角；
　　(三)卷内文件材料要去掉金属物，对破损的材料应按照档案技术的要求修复，对字迹、图片模糊或褪色的文件材料应复制并与原件一起立卷，纸张过大的应按规定折叠，纸张过窄的须用A4纸补边装裱，票据、单据、身份证复印件等幅面较小的材料可归类集中托裱在A4空白纸上，但粘贴时不可重叠，并且加盖骑缝章；
　　(四)每卷的卷首为卷内文件目录，卷内文件目录不编页码；每卷厚度不超过2厘米(约200张)；
　　(五)每卷档案都应填写卷内文件目录，目录中标题一般应概括地反映文件材料的主要内容；当标题不能反映文件内容时，应重拟标题，附与原标题之后，并外加“[]”。
　　(六)每卷尾页是卷内备考表，卷内备考表中“本卷情况说明”，根据实际情况填写，没有需要说明情况的可不填；“立卷人、检查人、立卷时间”应填写清楚。卷内备考表不编页码。
　　(七)各立卷单位对各种申报材料要在纸质、纸张大小、清晰度、粘贴方式等方面做出明确要求，以保证登记监管档案的综合质量。按国家现行文书格式，应要求提供A4幅面的文件材料，使用A4幅面的申报表格，对太薄、容易损坏的纸质文件材料应要求用A4空白纸托裱。
　　本条所规定的归档范围、归档材料及顺序详见附件。
　　第九条工商行政管理机关登记、年度检验和进行监督管理的人员应将登记和监督过程中形成的档案材料及时向档案管理人员送交，送交时应确保归档材料齐全、完整；图文字迹清晰，格式标准统一，并办理送交手续。
　　第十条工商行政管理登记管理档案的收集应做到完整、准确、及时。工商行政管理机关登记管理部门在各自的职能范围内，按“谁办理、谁收集、谁整理”的立卷原则，负责相关材料、数据的收集、整理工作，并根据本办法附件所确定的目录进行整理和立卷，各部门指定专人负责案卷质量检查和临时保存，并在规定期限内移交档案管理部门归档管理。
　　(一)登记档案由登记人员负责收集、整理、立卷，一次核准登记为一卷，由承办人员依照归档范围按要求立卷。
　　(二)监督管理档案由监管人员负责收集、整理、立卷，一次监督管理事项或一份年度检验材料为一卷。
　　(三)案件档案由案件承办人员负责收集、整理和立卷，除适用简易程序处理的违法案件为合案立卷，其它违法案件一案一卷。案件处罚决定或复议决定执行完毕，或罚缴分离执行的财务手续履行完毕后，由案件承办人收集、整理、立卷。
　　第三章档案移交归档
　　第十一条各立卷单位必须在规定的时限内将本部门暂时保管的登记管理档案向档案管理部门移交。
　　(一)登记档案发照(证)后十个工作日内立卷，每月集中一次移交；
　　(二)年度检验档案在年检工作结束后半年内立卷移交；
　　(三)监督管理档案应在监督管理结果生效后十个工作日内立卷移交；
　　(四)案件档案应在执行完毕后十个工作日内立卷移交。
　　(五)工商行政管理机关内部各有关业务部门，在对个体工商户进行登记和日常监督管理工作中，应将有关材料及时完整的移交给发照地工商行政管理机关的档案室归档。
　　第十二条档案管理部门必须按规定做好案卷的接收、整理、保管、影像电子化、利用和统计工作。
　　(一)及时提醒登记管理部门按时移交，并按规定做好监督、检查工作；
　　(二)按规定接收登记管理部门移交的书式档案，并根据监管性质分类，按同户同档的原则上架排列；
　　(三)按规范整理档案，为实施影像电子化做准备；
　　(四)按照登记管理部门的通知，负责迁移企业档案的移交和接收，出具有关证明，列清单，封装档案，加盖骑缝章，移送给接收单位的登记管理部门。
　　接收单位收到档案后应将办理结果和移交回执及时邮寄回迁出部门：
　　1对迁移企业的档案，档案管理部门在接收到登记管理部门书面通知后3个工作日内向接收地工商行政管理部门移交，并及时将移交和接收情况告知登记管理部门；
　　2对接收迁入企业的档案，档案管理部门应在接收后2个工作日内告知登记管理部门。
　　(五)定期统计档案管理状况，将有关情况通报有关登记管理部门领导；催交未按时立卷移交的档案。
　　第十三条档案交接双方都应建立严格的交接制度，交接时要认真做好交接记录，交接记录一式两份，双方各持一份备查。
　　(一)登记管理部门根据信息系统的记录生成移交清册，按立卷规范立卷，将归档材料连同移交清册交档案管理部门；
　　(二)以卷为单位移交，逐步实行案卷条形码管理；
　　(三)档案管理部门接收档案时，应检查卷数是否相符，内容是否完整；并将卷内目录信息录入档案管理信息系统数据库；
　　(四)由档案管理信息系统生成交接清单，一式两份，交接双方签字确认，各执一份备查。
　　(五)对内容不完整、不准确的档案，应及时退回登记监管部门重新整理。
　　第四章档案的管理
　　第十四条实行档案管理责任制
　　(一)各级工商行政管理机关应设立专门的档案管理部门，负责对书式档案资料的接收和管理；
　　(二)工商行政管理机关企业登记管理部门在各自的职责范围内负责相关资料的收集、整理、立卷，并及时向管理信息系统录入相关数据，按规定时限向档案管理部门移交。
　　第十五条企业登记管理档案除保管书式档案外，应逐步实现电子化影像保管。
　　县级以上工商行政管理局应该设置适宜保存书式档案的专门库房，并配合防盗、防火、防尘、防水、防光、防潮、防高温、防虫等必要的设施设备，统一集中存放本辖区的登记管理档案。
　　登记管理档案的电子化影像以地级以上市局为单位集中存储和管理，省局建立全省工商行政管理登记管理档案电子化影像数据的容灾备份。
　　第十六条档案管理部门要建立科学的管理制度，积极采取计算机技术管理业务档案，逐步实现书式档案库房保管的规范化、标准化。书式档案的归档和存放原则如下：
　　(一)同一主体的登记档案实行一户一档，一档一盒或数盒和一盒数卷的原则归档；
　　(二)年度检验档案可按年度归档，集中存放；
　　(三)监督管理档案按业务性质分类归档，按年度集中存放；
　　(四)登记档案按市场主体的类别和性质及监督管理档案的业务性质，分类、分区定位存放于档案密集架中；
　　(五)只涉及单一主体的案件档案的正卷归于主体的登记档案中存放；案件档案副卷单独归档，将所有案件档案的副卷按年度集中存放，专柜保管。
　　第十七条档案电子化影像应能真实反映原始书式档案的实际情况，通过对书式档案影像电子化，实现档案资源共享，通过网络和电子计算机查询电子化影像档案来替代手工查询书式档案的查询方式，以提高登记管理档案利用效能和安全。
　　(一)将档案内容分级管理，以满足不同部门、不同类型人员查阅的需要；
　　(二)档案管理部门负责登记管理档案书式材料的电子化影像工作，自接收登记管理部门移交档案后10个工作日内完成；
　　(三)全省坚持统一技术和业务规范，实现资源的共享与互通；
　　(四)各市局负责所管理的数据安全和备份工作，用多种介质保存数据，制作光盘以备长期保存。省局建立全省数据的完全备份。
　　第十八条市场主体档案的保管期限按照国家档案局、国家工商行政管理总局有关规定执行。原则上档案的保管期限分为：“永久、长期、短期”三种。长期为16－50年；短期为15年。
　　第五章企业登记管理档案的利用
　　第十九条档案管理部门要积极创造条件，在做好为领导决策和管理服务的基础上，不断扩大企业登记档案的查询范围，为经济发展服务。
　　第二十条档案管理部门要制定严格的档案查询制度并做好档案查询的监督工作。本机关内部登记管理工作人员使用档案要按工作的需求申报查询内容，报企业登记管理部门领导批准后执行，由档案部门负责实施，负责办理相应查阅手续或设置权限；同时，要避免查阅人员在档案上做任何校注、修改、涂抹及抽取、拆散、调换、损坏等情况的发生。
　　第二十一条书式档案资料查询内容包括依法登记企业的全部原始登记资料。下列组织和人员可以查询书式档案资料。
　　(一)公、检、法、国家安全、纪检监察、审计、工商行政管理等国家机关人员，持有关公函出示查询人员有效身份证件，可以进行书式档案查询。
　　(二)局内各单位因工作需要查询书式档案，查询人应填写档案查询单，经所在单位领导签字同意后，可以进行书式档案查询。
　　(三)已归档入库的纸质档案原件一般不予借出，因特殊需要借出书式档案，需经分管局领导审批同意，并按档案管理部门的规定办理借阅手续，在规定时间内归还。
　　第二十二条登记管理档案中涉及的保密事项，需经局领导批准方可查询；工商行政管理机关内部审批文书，在办理涉及工商行政管理机关的案件时方可查询，查询时需经局领导批准；案件档案副卷原则上不得借阅或者查询，若要借阅或查询需经办案机构领导同意、主管局领导批准，并在借阅手续上注明借阅或查询案件档案副卷。
　　第二十三条任何组织和个人经向工商行政管理机关提出申请可以查询和复印企业电子档案及电子影像档案资料中可供社会公开的下列细目内容。包括：
　　1企业登记报批文件：部门批准文件、章程、合同、验资证明、住所证明、法人资格证明、法定代表人任职文件。
　　2企业变更事项的各种登记文件等。
　　3企业注销(吊销)事项：法院破产裁定、企业决议或决定、行政机关责令关闭的文件，清算组织及清算报告等。
　　4监督检查事项：企业被处罚记录及日期、年度检验情况(企业经营情况、财务状况、开户银行及账号除外)等。
　　5企业登记事项。
　　查询人需要复印以上企业档案资料，可按有关规定予以复印并加盖档案资料复印专用章
　　第二十四条各级工商局应按照省局制定的规范和技术标准实施登记管理档案电子化管理，逐步取消书式档案的查阅。
　　书式档案影像电子化后，原则上只提供电子影像档案查询，如确有特殊需要须查询书式档案，须经部门领导批准同意，非紧急公务应实行预约查询，查阅时应在档案管理人员目力可监督的指定地点阅读。
　　第六章责任追究
　　第二十五条有下列行为之一的，根据情节轻重，给予批评教育或党纪、政纪处分，造成重大损失的，责令赔偿损失，构成犯罪的，依法追究刑事责任：
　　(一)不按本办法的规定进行立卷的；
　　(二)无特殊原因不在规定时限内进行移交的；
　　(三)无特殊原因未按期归还借出档案的；
　　(四)损毁、丢失或者擅自销毁企业档案的；
　　(五)擅自提供、抄录、公布企业档案的；
　　(六)涂改、伪造企业档案的；
　　(七)档案管理人员玩忽职守不按规定管理、利用档案的；
　　(八)直接领导人、主要负责人管理不力失职的。
　　第七章附则
　　第二十六条本办法及附件自文件下达之日起执行。本办法由山东省工商行政管理局负责解释。
　　附件：企业登记监管档案归档范围、组卷方法和保管期限
　　附件：
　　企业登记监管档案归档范围、组卷方法和保管期限
　　一、内资企业档案
　　(一)内资企业登记档案
　　1.归档范围：
　　公司企业法人(包括股份有限公司、有限责任公司)、非公司企业法人(包括国有企业、集体企业、股份合作制企业等)在申请办理开业、变更、注销过程中，经工商行政管理机关登记核准后，形成的有保存价值的原始文件及资料。
　　2.归档材料应当包括：
　　(1)公司企业法人设立登记材料应当包括：
　　〈1〉全体股东(或发起人)签署的公司名称预先核准申请书及附件；
　　〈2〉公司董事长签署的公司设立登记申请书；
　　〈3〉创立大会的会议记录(股份有限公司提交)；
　　〈4〉公司章程；
　　〈5〉具有法定资格的验资机构出具的验资证明；
　　〈6〉资产评估报告和有关部门的确认文件；
　　〈7〉股东(发起人)的法人资格证明或者自然人身份证明；
　　〈8〉对董事、监事、经理的有关委派、选举或者聘用的证明及身份证复印件；
　　〈9〉公司法定代表人的任职文件；
　　〈10〉关于董事、监事、经理和法定代表人的任职资格证明；
　　〈11〉公司名称预先核准通知书；
　　〈12〉公司住所证明；
　　〈13〉法律、行政法规规定的专项审批文件或许可证复印件；
　　〈14〉公司设立登记审核表。
　　(2)公司企业法人变更登记材料应当包括：
　　〈1〉公司法定代表人签署的变更登记申请书；
　　〈2〉股东会作出的变更有关登记事项的决议；
　　〈3〉修改后的章程或者章程修正案；
　　〈4〉变更法定代表人的任免职文件；
　　〈5〉新任法定代表人的履历表和任职资格证明；
　　〈6〉新住所使用证明；
　　〈7〉变更注册资本的验资证明；
　　〈8〉有关审批文件或许可证复印件；
　　〈9〉股权转让协议；
　　〈10〉有关部门同意股权转让的文件；
　　〈11〉新股东的法人资格证明或者自然人身份证明；
　　〈12〉评估报告；
　　〈13〉股东名录；
　　〈14〉公司董事、监事、经理变动备案证明；
　　〈15〉公司营业执照副本；
　　〈16〉公司变更登记审核表。
　　(3)公司企业法人注销登记材料应当包括：
　　〈1〉公司清算组织负责人签署的注销登记申请书；
　　〈2〉法院破产裁定、公司依照《公司法》作出的决议或者决定、行政机关责令关闭文件；
　　〈3〉股东会或者有关机关确认的清算报告；
　　〈4〉金融债权保全确认书；
　　〈5〉审计报告；
　　〈6〉注销公告；
　　〈7〉法律、行政法规规定应当提交的其他文件；
　　〈8〉企业法人营业执照。
　　(4)非公司企业法人开业登记材料应当包括：
　　〈1〉组建负责人签署的企业法人申请开业登记申请书；
　　〈2〉出资人的审批文件；
　　〈3〉企业组织章程；
　　〈4〉验资证明或者国有资产监督管理部门出具的《国有资产产权登记表》；
　　〈5〉企业法定代表人的任职文件；
　　〈6〉企业法定代表人的任职资格证明；
　　〈7〉住所和经营场所使用证明；
　　〈8〉有关专项批准文件或许可证复印件；
　　〈9〉出资人的法人资格证明；
　　〈10〉名称核准通知书和名称申请书及附件。
　　(5)非公司企业法人变更登记材料应当包括：
　　〈1〉企业法定代表人签署的变更登记申请书；
　　〈2〉出资人审批文件；
　　〈3〉验资报告；
　　〈4〉专项审批文件或许可证复印件；
　　〈5〉住所使用证明；
　　〈6〉企业法定代表人任职文件和免职文件；
　　〈7〉企业法定代表人任职资格证明；
　　〈8〉出资人法人资格证明；
　　〈9〉企业法人营业执照；
　　〈10〉企业变更登记审核表。
　　(6)非公司企业法人注销登记材料应当包括：
　　〈1〉法定代表人签署的注销登记申请书；
　　〈2〉出资人审查同意注销企业的文件；
　　〈3〉出资人或者清算组织出具的负责清理债权债务的文件或者清理债务完结的证明；
　　〈4〉企业法人营业执照。
　　3.组卷方法
　　采取一户一卷或数卷的方法，将登记档案按照开业登记、变更登记、注销登记分类装订，并按顺序及卷皮不同颜色装卷存放。
　　4.保管期限
　　永久：企业登记档案应当永久保存。
　　(二)内资企业年度检验档案归档范围、组卷方法及保管期限
　　1.归档范围：
　　公司企业法人或者非公司企业法人按照工商行政管理机关的要求，在规定的时间内接受年度检验所形成的有关文件、材料。
　　2.归档材料应当包括：
　　〈1〉企业年检报告书
　　〈2〉企业资产负债表、损益表
　　〈3〉审计报告
　　〈4〉专项审批文件或许可证复印件
　　〈5〉营业执照复印件
　　3.组卷方法
　　年度检验档案采取一户一卷的方法，按时间顺序排列存放。
　　4.保管期限
　　年检档案保管期限为长期。
　　二、个体工商户、私营企业登记档案
　　档案管理权属划分
　　1.个体工商户档案由县级工商行政管理机关建立和管理。个体工商户登记管理权限下放工商所的，也可委托工商所建档管理。具体由县级工商局确定。
　　2.私营企业中个人独资企业、合伙企业档案由县(市、区)级工商行政管理机关建立和管理。有限公司、集团有限公司、企业集团的档案由核准登记该企业的工商行政管理机关建立和管理。私营企业在异地设立的分支机构由经营地工商行政管理机关建档。
　　3.企业名称预先核准与企业登记不在同一机关的，企业名称预先核准档案由有名称核准权限的工商行政管理机关建档并管理。个体工商户名称预先核准材料的建档可参照该款执行。
　　4.微机档案从属于书式档案，由与书式档案相应的登记机关建档并管理。
　　(一)个体工商户、私营企业登记档案
　　1.归档范围：
　　个体工商户、私营企业在申请办理开业、变更、注销过程中，经工商行政管理机关登记核准后，形成的有保存价值的原始文件及资料。
　　2.归档材料应当包括：
　　(1)个体工商户开业登记材料应当包括：
　　〈1〉个体工商户申请开业登记表
　　〈2〉房产(经营场所)证明书
　　〈3〉许可证或文件(副本)(经营范围涉及前置许可的提交)
　　〈4〉个体工商名称预先核准通知书(申请人申请字号名称)
　　(2)个体工商户变更登记材料应当包括：
　　〈1〉个体工商户签名的变更登记申请书
　　〈2〉个体工商户营业执照副本
　　〈3〉个体工商名称预先核准通知书(变更名称提交)
　　〈4〉房产(经营场所)证明书(变更住所提交)
　　〈5〉有前置条件的，必须提供相应的有关部门的证明
　　〈6〉其他材料
　　(3)个体工商户注销登记材料应当包括：
　　〈1〉个体工商户签名的注销登记申请书
　　〈2〉个体工商户营业执照副本
　　〈3〉其他材料
　　(4)公司设立登记登记材料应当包括：
　　〈1〉公司设立登记审核表
　　〈2〉法律、行政法规或者国务院决定规定批准文件或许可证复印件
　　〈3〉企业名称预先核准审核表
　　〈4〉企业名称预先核准通知书
　　〈5〉企业名称预先核准申请书及附件
　　〈6〉指定代表或者共同委托代理人的证明
　　〈7〉公司设立登记申请书
　　〈8〉公司股东(发起人)名录
　　〈9〉股东的主体资格证明或者自然人身份证明
　　〈10〉公司董事、监事、经理的情况表及任职文件
　　〈11〉公司法定代表人登记表及任职文件
　　〈12〉公司章程
　　〈13〉公司住所证明
　　〈14〉验资证明(评估审计报告)
　　〈15〉股东非货币出资财产转移手续的证明
　　〈16〉企业登记颁证及归档记录表
　　〈17〉其他材料
　　(5)公司变更登记材料应当包括：
　　〈1〉公司变更登记审核表
　　〈2〉法律、行政法规和国务院决定规定的批准文件或许可证复印件
　　〈3〉公司变更登记申请书
　　〈4〉指定代表或共同委托代理人的证明
　　〈5〉股东会决议
　　〈6〉公司章程修正案
　　〈7〉企业名称预先核准审核表
　　〈8〉企业名称预先核准申请书及附件
　　〈9〉企业名称预先核准通知书
　　〈10〉公司法定代表人登记表及任免职文件
　　〈11〉住所使用证明
　　〈12〉股权转让协议或者股权交割证明
　　〈13〉股东或发起人名称或姓名变更证明
　　〈14〉股东或发起人的主体资格证明或自然人身份证明
　　〈15〉公司董事、监事、经理情况及任免职文件
　　〈16〉公司股东(发起人)名录
　　〈17〉验资报告(审计评估报告)
　　〈18〉公司《营业执照》副本
　　〈19〉企业登记颁证及归档记录表
　　〈20〉其他材料
　　(6)企业集团设立登记材料应当包括：
　　〈1〉企业集团设立登记审核表
　　〈2〉企业集团设立登记申请书
　　〈3〉指定代表或者共同委托代理人的证明
　　〈4〉集团章程
　　〈5〉集团成员申请加入集团承认集团章程的文件
　　〈6〉集团成员的《企业法人营业执照》副本复印件
　　〈7〉母公司对子公司的持股证明或出资证明
　　〈8〉企业登记颁证及归档记录表
　　〈9〉其他材料
　　(7)企业集团变更登记材料应当包括：
　　〈1〉企业集团变更审核表
　　〈2〉企业集团变更登记申请书
　　〈3〉指定代表或者共同委托代理人的证明
　　〈4〉集团章程修正案
　　〈5〉新成员申请加入集团承认集团章程文件
　　〈6〉母公司登记机关出具的名称《准予变更登记通知书》复印件
　　〈7〉母公司与新加入子公司的资产关系证明
　　〈8〉变更后母公司与子公司的资产关系证明
　　〈9〉母公司变更后的《企业法人营业执照》副本复印件
　　〈10〉新加入子公司的《企业法人营业执照》副本复印件
　　〈11〉企业集团登记证
　　〈12〉企业登记颁证及归档记录表
　　〈13〉其他材料
　　(8)证照管理登记材料应当包括：
　　〈1〉法定代表人签署的申请增加营业执照副本申请书
　　〈2〉指定代表或委托代理人的身份证明
　　〈3〉公司《营业执照》副本
　　(9)证照管理登记材料应当包括：
　　〈1〉法定代表人签署的营业执照遗失补领申请报告
　　〈2〉指定代表或委托代理人的身份证明
　　〈3〉刊登营业执照遗失并声明作废公告的报纸报样
　　〈4〉《营业执照》副本
　　〈5〉其他材料
　　(10)分公司设立登记材料应当包括：
　　〈1〉分公司设立审核表
　　〈2〉分公司设立登记申请书
　　〈3〉法律、行政法规和国务院决定批准文件或许可证复印件
　　〈4〉指定代表或委托代理人的身份证明及复印件
　　〈5〉公司章程
　　〈6〉负责人登记表及任职文件
　　〈7〉营业场所使用证明
　　〈8〉公司营业执照复印件
　　〈9〉企业登记颁证及归档记录表
　　〈10〉其他材料
　　(11)分公司变更登记材料应当包括：
　　〈1〉分公司变更审核表
　　〈2〉分公司变更登记申请书
　　〈3〉法律、行政法规及国务院决定规定提交的有关批准文件或许可证复印件
　　〈4〉指定代表或委托代理人的身份证明
　　〈5〉公司《营业执照》副本复印件
　　〈6〉负责人的登记表及任免职文件
　　〈7〉营业场所使用证明
　　〈8〉分公司《营业执照》
　　〈9〉企业登记颁证及归档记录表
　　(12)分公司注销登记材料应当包括：
　　〈1〉注销登记审核表
　　〈2〉分公司注销登记申请书
　　〈3〉指定代表或委托代理人的身份证明
　　〈4〉公司出具的注销决定
　　〈5〉被依法责令关闭或撤销的文件
　　〈6〉《营业执照》副本
　　〈7〉其他材料
　　(13)公司迁移登记材料应当包括：
　　〈1〉公司迁移登记审核表
　　〈2〉公司迁移申请报告
　　〈3〉指定代表或者共同委托代理人的身份证明
　　〈4〉公司《营业执照》
　　〈5〉其他材料
　　(14)公司注销登记材料应当包括：
　　〈1〉注销登记审核表
　　〈2〉注销登记申请书
　　〈3〉指定代表或委托代理人的身份证明
　　〈4〉清算组备案材料
　　〈5〉公司决议或决定
　　〈6〉被依法责令关闭或撤销文件
　　〈7〉经确认的清算报告
　　〈8〉刊登注销公告的报纸报样
　　〈9〉《企业法人营业执照》正、副本
　　〈10〉其他材料
　　(15)集团注销登记材料应当包括：
　　〈1〉注销登记审核表
　　〈2〉企业集团注销登记申请书
　　〈3〉指定代表或者共同委托人的身份证明
　　〈4〉《企业集团登记证》
　　〈5〉其他材料
　　(16)公司撤销登记材料应当包括：
　　〈1〉公司撤销变更登记审核表
　　〈2〉公司撤销变更登记申请书
　　〈3〉指定代表或委托代理人的身份证明
　　〈4〉人民法院的裁判文书
　　〈5〉《企业法人营业执照》副本
　　〈6〉其他材料
　　(17)企业备案材料应当包括：
　　〈1〉备案审核表
　　〈2〉公司备案申请书
　　〈3〉指定代表或共同委托代理人的证明
　　〈4〉公司章程或修正案
　　〈5〉法律、行政法规或者国务院决定规定批准文件或许可证复印件
　　〈6〉公司《营业执照》复印件
　　〈7〉公司董事、监事、经理情况表及变动文件
　　〈8〉公司清算组备案材料
　　〈9〉其他材料
　　3.组卷方法
　　1.个体工商户档案按户建档，一户一档。
　　2.私营企业档案按企建档，一户一档。私营企业分支机构的档案在该企业档案中单独立卷。异地设立的分支机构在经营地单独设档，一户一档。
　　4.保管期限
　　(1)私营企业档案保管期限为永久。
　　(2)个体工商户档案保管期限从个体工商户注销登记和吊销营业执照之日起，分为永久、长期、短期。
　　〈1〉具备下列条件之一者，应列入永久保存档案。
　　①生产在全国或国际上有声望的名、优、特产品的个体工商户；
　　②获得国家、国际发明奖或取得专利的个体工商户；
　　③年创汇额在50万元以上的个体工商户；
　　④户注册资金20万元以上或是当地户均注册资金50倍以上的个体工商户；
　　⑤年营业额达50万元以上或是当地户均年营业额50倍以上的个体工商户；
　　⑥工商行政管理机关和档案管理机关认为有必要作为永久性保存的档案。
　　〈2〉具备下列条件之一者应列入长期保存的档案。
　　①户注册资金10万元以上或是当地户均注册资金20倍以上的个体工商户；
　　②年营业额或收入连续三年超过20万元或达到当地同行业年户均营业额30倍以上的个体工商户；
　　③县级以上党代表大会的代表、人大代表、政协委员和社会团体的委员或连续三年受县级以上单位表彰的先进人物；
　　④工商行政管理机关和档案管理机关认为应长期保存的档案。
　　〈3〉除永久性、长期性保存的档案外，均为短期档案。
　　(二)个体工商户、私营企业年度检验档案，参照内资企业年度检验档案执行。
　　三、外商投资企业档案
　　(一)外商投资企业登记档案
　　1.归档范围：
　　外商投资企业、外商投资企业分支机构(办事机构)、外国(地区)企业在中国境内从事生产经营活动、外国(地区)企业常驻代表机构、企业集团等开业登记材料、变更登记材料、年度检验材料、延期及换证登记材料、注销登记材料和在监督管理过程中形成的资料。
　　2.归档材料应当包括：
　　(1)外商投资企业设立登记材料应当包括：
　　〈1〉拟任法定代表人签署的《外商投资的公司设立登记申请书》
　　〈2〉审批机关的批准文件(批复和批准证书副本1)
　　〈3〉公司章程
　　〈4〉名称预先核准通知书》
　　〈5〉投资者的主体资格证明或自然人身份证明
　　〈6〉董事、监事和经理的任职文件及身份证明复印件
　　〈7〉法定代表人的任职文件和身份证明复印件
　　〈8〉依法设立的验资机构出具的验资证明
　　〈9〉股东首次出资是非货币财产的，提交已办理财产权转移手续的证明文件
　　〈10〉公司住所证明
　　〈11〉创立大会的会议记录
　　〈12〉前置审批文件或证件
　　〈13〉法律文件送达授权委托书
　　〈14〉其它有关文件
　　(2)外商投资企业变更登记材料应当包括：
　　〈1〉公司法定代表人签署的《外商投资企业变更(备案)登记申请书》
　　〈2〉审批机关的批准文件和批准证书副本1
　　〈3〉依法作出的决议或决定
　　〈4〉章程修正案
　　〈5〉变更法定代表人的任职文件
　　〈6〉新任法定代表人的履历表和任职资格证明
　　〈7〉新住所的使用证明
　　〈8〉变更注册资本的验资证明
　　〈9〉股权转让协议
　　〈10〉公司其他股东放弃优先购买权的声明
　　〈11〉新股东的法人资格证明
　　〈12〉公司董事会成员的任免文件
　　〈13〉新董事成员名录
　　〈14〉在报纸上登载公司减资公告的证明及债务清偿或债务担保的说明
　　〈15〉营业执照副本
　　〈16〉其他有关文件
　　(3)外商投资企业注销登记材料应当包括：
　　〈1〉公司清算组织负责人签署的注销登记申请书
　　〈2〉原审批机关的批准文件、法院的破产裁定、行政机关责令关闭的文件
　　〈3〉公司作出的注销的决议或决定
　　〈4〉董事会决议
　　〈5〉董事会确认的清理债权债务完结的报告或清算组织负责清理债权债务的文件
　　〈6〉税务和海关的完税证明
　　〈7〉分支机构已注销的证明
　　〈8〉营业执照正、副本和公章
　　〈9〉其他有关文件、证件
　　(4)外商投资企业分支(办事)机构设立登记材料应当包括：
　　〈1〉公司法定代表人签署的《外商投资的公司分公司设立登记申请书》
　　〈2〉审批机关的批准文件
　　〈3〉公司法定代表人签署的公司章程
　　〈4〉公司出具的分公司负责人的任职文件及身份证明复印件
　　〈5〉营业场所使用证明
　　〈6〉公司营业执照副本的复印件(加盖公司印章)
　　〈7〉前置审批文件
　　〈8〉其它有关文件、证件
　　(5)外商投资企业分支(办事)机构变更登记材料应当包括：
　　〈1〉外商投资企业变更(备案)登记申请书
　　〈2〉隶属企业依法作出的决议
　　〈3〉变更负责人的有关文件
　　〈4〉分支(办事)机构负责人登记表
　　〈5〉住所使用证明
　　〈6〉隶属企业营业执照复印件
　　〈7〉营业执照副本
　　〈8〉其他有关文件、证件
　　(6)外商投资企业分支(办事)机构注销登记材料应当包括：
　　〈1〉外商投资企业分支(办事)机构注销登记申请书
　　〈2〉隶属企业依法作出的决议
　　〈3〉营业执照正、副本(注册证)
　　〈4〉其他有关文件、证件
　　(7)外国(地区)企业在境内从事生产经营活动设立登记材料应当包括：
　　〈1〉外国(地区)企业在境内从事生产经营活动开业登记申请书
　　〈2〉项目合同
　　〈3〉审批机关的批准文件或证件
　　〈4〉外国(地区)企业的合法开业证明
　　〈5〉外国(地区)企业的资信证明
　　〈6〉外国(地区)企业董事长或总经理对负责人的任命书
　　〈7〉验资报告
　　〈8〉外国(地区)企业章程及董事会成员名单
　　〈9〉营业场所使用证明
　　〈10〉其它有关文件、证件
　　(8)外国(地区)企业在境内从事生产经营活动变更登记材料应当包括：
　　〈1〉外国(地区)企业在境内从事生产经营活动变更登记申请书
　　〈2〉外国(地区)企业董事长或其他有权签字人签署的申请
　　〈3〉负责人的任免文件
　　〈4〉新任负责人登记表
　　〈5〉住所使用证明
　　〈6〉审批机关的批准文件
　　〈7〉新增项目合同或终止项目的合同
　　〈8〉生产经营活动费用确认函
　　〈9〉外国(地区)企业名称变更证明
　　〈10〉验资报告
　　〈11〉营业执照副本
　　〈12〉其他有关文件、证件
　　(9)外国(地区)企业在境内从事生产经营活动注销登记材料应当包括：
　　〈1〉外国(地区)企业在境内从事生产经营活动注销登记申请书
　　〈2〉外国(地区)企业董事长或其他有权签字人签署的注销登记申请
　　〈3〉项目主管部门对注销的批准文件
　　〈4〉海关和税务的完税证明
　　〈5〉外国(地区)金融机构注销登记提交清算报告及清算期内已公告三次的说明
　　〈6〉营业执照正、副本
　　〈7〉其他有关文件、证件
　　(10)外国(地区)企业常驻代表机构设立登记材料应当包括：
　　〈1〉外国(地区)企业常驻代表机构设立登记申请书
　　〈2〉审批机关的批准文件
　　〈3〉外国(地区)企业的合法开业证明
　　〈4〉外国(地区)企业的资信证明
　　〈5〉常驻机构(首席)代表的任职文件
　　〈6〉驻在地址的使用证明
　　〈7〉外国(地区)企业的章程及董事名单
　　〈8〉其它有关文件、证件
　　(11)外国(地区)企业常驻代表机构变更登记材料应当包括：
　　〈1〉外国(地区)企业常驻代表机构变更登记申请书
　　〈2〉审批机关的批准文件
　　〈3〉外国(地区)企业名称变更证明
　　〈4〉住所使用证明
　　〈5〉首席代表的任免文件
　　〈6〉新首席代表的登记表
　　〈7〉外国(地区)企业的合法开业证明和资信证明
　　〈8〉登记证
　　〈9〉其它有关文件、证件
　　(12)外国(地区)企业常驻代表机构注销登记材料应当包括：
　　〈1〉外国(地区)企业常驻代表机构注销登记申请书
　　〈2〉审批机关批准文件
　　〈3〉海关、税务的完税证明
　　〈4〉登记证、代表证、雇员证
　　〈5〉其它有关文件、证件
　　(13)企业集团设立登记材料应当包括：
　　〈1〉母公司法定代表人签署的登记申请书
　　〈2〉企业集团章程
　　〈3〉企业集团成员的法人资格证明
　　〈4〉母公司对集团成员企业的持股证明或者出资证明
　　〈5〉其它有关文件、证件
　　(14)企业集团变更登记材料应当包括：
　　〈1〉企业集团变更申请书
　　〈2〉修改后的企业集团章程
　　〈3〉企业集团新成员的法人资格证明
　　〈4〉母公司对集团成员企业的持股证明或者出资证明
　　〈5〉其他有关文件
　　(15)企业集团注销登记材料应当包括：
　　〈1〉企业集团注销登记申请书
　　〈2〉其它有关文件、证件
　　3.组卷方法
　　(1)依据一户一卷或一户数卷的原则建档。
　　(2)外商投资企业不具备法人条件的分支(办事)机构的登记按其隶属关系，并入企业法人的登记档案，也可以单独立卷，分类存放。
　　4.保管期限
　　所有材料均为长期保存。
　　(二)外商投资企业年度检验档案参照内资企业年度检验档案执行。
　　四、企业登记执法案件档案
　　(一)归档范围
　　凡在查处企业登记案件中形成的各种材料均应归档。
　　(二)归档材料应当包括：
　　(1)企业不按照规定接受年检被吊销的材料
　　〈1〉听证告知书
　　〈2〉行政处罚决定书
　　(2)其它企业登记行政执法案件材料
　　〈1〉立案审批表
　　〈2〉案件调查终结报告
　　〈3〉当事人的检查
　　〈4〉公司登记原始档案复印件
　　〈5〉微机打印公司基本情况
　　〈6〉行政处罚决定审批表
　　〈7〉案件核审表
　　〈8〉行政处罚或听证告知书
　　〈9〉行政处罚决定书
　　〈10〉行政处罚告知书送达回证
　　(三)组卷方法：
　　1.一案两卷(正、副卷)或一案数卷。
　　2.本年度立案，次年结案的，应放在结案年立卷。
　　3.当事者对处罚提出申请复议或向人民法院提起诉讼，尚未下达复议决定或判(裁)决书的案件材料，暂不立卷。对跨年度下达复议决定书或判(裁)决书结案的，可放在下达之年立卷。
　　(四)保管期限：
　　1.罚没款在10万元以上或性质恶劣，当事人被司法机关追究刑事责任的案卷，为永久保存。
　　2.罚没款在3万元以上，不足10万元的案卷，为长期保存。
　　3.罚没款不足3万元的案卷，为短期保存。