各省、自治区、直辖市分局、外汇管理部，深圳、大连、青岛、厦门、宁波市分局：

　　为了进一步规范外汇业务重要凭证、审批核准、档案管理，根据《中华人民共和国行政许可法》有关规定，以及国家外汇管理局《关于加强外汇局系统内控机制建设有关问题的通知》(汇发[2002]127号文)有关要求，针对目前外汇业务内控管理中存在的主要问题，总局制定了《关于规范外汇业务重要凭证、审批核准、档案管理的指导意见》，现印发给你们。

　　请各分局按照指导意见的要求，结合辖内工作实际，制定外汇业务重要凭证、审批核准、档案管理相关制度和工作程序，切实加强管理。

　　指导意见中有关规定可根据总局出台的新法规进行调整。

　　附件：《关于规范外汇业务重要凭证、审批核准、档案管理的指导意见》

　　附件：关于规范外汇业务重要凭证、审批核准、档案管理的指导意见

　　一、关于重要凭证管理

　　(一)重要凭证种类

　　目前外汇业务中使用的重要凭证(包括电子凭证)有：

　　1、银行调运外币现钞进出境许可证；

　　2、携带外汇出境许可证；

　　3、经营外汇业务许可证(保险机构)；

　　4、出口收汇核销单；

　　5、进口付汇备案表；

　　6、经常项目外汇账户开立、变更、关户核准件，撤户通知书，外汇账户使用证；

　　7、批准企业购汇、账户划转核准件；

　　8、居民个人购汇核准件；

　　9、资本项目外汇业务核准件；

　　10、外债登记证；

　　11、对外担保登记证书；

　　12、外商投资企业外汇登记证；

　　13、合格境外机构投资者外汇登记证；

　　14、证券业务外汇经营许可证；

　　15、保税区外汇登记证；

　　16、出口加工区外汇登记证；

　　17、国家外汇管理局检查证；

　　18、国际收支申报核查证。

　　(二)重要凭证的印制、领用、保管、销毁管理

　　各分局应按照现行有关规定管理重要凭证，并进一步加强对以下环节的管理：

　　1、在重要凭证印制环节，应重点保证印制、运送和交收环节的安全，采取明确有关责任的办法规避风险。

　　2、在重要凭证领用环节，应规定内部领用和对外发放程序，建立领用登记制度，详细记录领用单位、领用人、领用数量、起止号码、领用时间、发放人、审批人等情况，使用电子登记簿须备份。

　　3、在重要凭证保管环节，应分别指定专人管理重要凭证和业务印章，分别建立重要凭证登记簿和用印登记簿，有关重要凭证使用情况和印章使用情况应一一对应。对重要凭证应完整保存并定期盘点，保证账实相符。因填写错误等原因作废的重要凭证，应加注"作废"字样，在领用登记簿上标明其印制流水号。发生重要凭证遗失情况，应立即向上级主管领导报告。

　　4、在重要凭证销毁环节，应严格执行凭证销毁审批程序，经办人提出书面申请，列明重要凭证名称、销毁原因、凭证数量、号码等内容，经有关领导批准后方可销毁。

　　二、关于审批核准管理

　　外汇业务审批核准是指国家外汇管理局及其分支局(以下简称"外汇局")履行外汇管理职责时，根据公民、法人或者其他组织的申请，经依法审查，准予其办理有关外汇业务的行为。

　　(一)审批核准受理

　　外汇局对申请人提出的审批核准申请，应根据下列情况分别作出处理：

　　1、申请事项依法不需要审核批准的，应当即时告知申请人不受理；

　　2、申请事项依法不属于本局职权范围的，应当即时作出不予受理的决定，并告知申请人向有关单位申请；

　　3、申请材料存在可以当场更正的错误的，应当允许申请人当场更正；

　　4、申请材料不齐全或者不符合法定形式的，应当当场或者在五日内一次告知申请人需要补正的全部内容，逾期不告知的，自收到申请材料之日起即为受理；

　　5、申请事项属于本局职权范围，申请材料齐全、符合法定形式，或者申请人按照本局要求提交全部补正申请材料的，应当受理审批核准申请。

　　外汇局受理或者不予受理审批核准申请，应当出具加盖本局相关业务专用印章和注明日期的书面凭证(参考格式见附件1、2)。业务受理部门要按照业务种类建立台账，逐笔登记受理的业务。

　　外汇局应当将依法需进行审批核准的有关事项、依据、条件、数量、程序、期限以及需要提交的全部材料的目录和申请书示范文本等在办公场所公示。

　　(二)审批核准审查

　　1、规范操作程序

　　外汇局对申请人提交的申请材料进行审查，申请人提交的申请材料齐全、符合法定形式，审查后，应当在法定期限(见审批核准时限)内按照规定程序进行审批核准。外汇局内部审查应当分设初审和复审岗位，由不同人员担任。依法应当先经下级局审查后报上级局批准的，下级局应当在法定期限内将初步审查意见和全部申请材料直接报送上级局。上级局不得要求申请人重复提供内容完全相同的申请材料。

　　外汇局依法作出不予批准书面决定的，应当说明理由，并告知申请人享有依法申请行政复议的权利。

　　2、明确内部授权

　　各分局应当根据有关规定，结合当地实际情况，建立健全内部授权制度，根据业务类别和岗位级次划定相关岗位或人员办理有关事项、审批金额等方面的权限。超出授权的，应逐级上报审批。对于重大事项和重大金额审批，应组织会议集体讨论决定。在明确岗位职责的前提下，根据工作需要可执行"一人多岗"制，但应进行交叉制约，办理每笔业务必须双人经手，交叉复核。各分局制定的各项业务内部授权制度应报总局业务主管司和内审司备案。

　　(三)审批核准时限

　　除可以当场审批核准的外，外汇局应当按照具体的审批核准时限规定办理，没有明确规定审批核准时限的，应当自受理申请之日起二十日内做出审批核准决定。规定期限内不能办理完毕的，应当报经本局局领导批准后，可以延长十日，并应当将延长期限的理由告知申请人。

　　依法应当先经下级局审查后报上级局批准的，下级局应当自其受理申请之日起二十日内审查完毕。

　　(四)各分局主管局领导应重点关注并过问以下工作事项

　　1、国际收支统计申报核查；

　　2、结售汇业务市场准入和退出核准；

　　3、境内居民个人购汇业务市场准入和退出核准；

　　4、外币代兑机构备案申请核准；

　　5、银行结售汇周转头寸的核定与调整；

　　6、外币清算业务监督检查；

　　7、进出口收付汇逾期未核销挂账；

　　8、保险经营机构外汇业务市场准入和退出核准；

　　9、保税区和出口加工区企业购汇核准；

　　10、外债核准或审批；

　　11、对外担保审批；

　　12、外商投资管理；

　　13、资本市场业务管理；

　　14、外汇查处案件立案、下发处罚告知书、处罚决定书；

　　15、重大案件的请示、上报；

　　16、办案补助经费使用；

　　17、举报外汇违法案件的奖励；

　　18、外汇管理业务内控监督。

　　三、关于业务档案管理

　　业务档案是指办理各项外汇管理业务形成的业务文件资料(含电子资料)，不包括一般文书档案。在业务档案管理方面，应执行人民银行、外汇局有关档案管理规定及以下具体要求：

　　(一)主要业务档案项目及保存期限

　　1、国际收支业务档案(含保税区和出口加工区)

　　(1)银行结售汇统计报表，保存2年；

　　(2)外汇账户收支统计报表，保存2年；

　　(3)结售汇及周转外汇头寸汇总表，保存2年；

　　(4)涉外收入申报表，保存2年；

　　(5)对外付款申报表，保存2年；

　　(6)外汇指定银行结售汇周转头寸审核和备案材料、远期结售汇备案材料、境内居民个人结售汇业务审批资料、外币代兑机构审批资料，保存2年；

　　(7)银行由于自身业务需求发生的开户、结汇、购汇及其它项目审批资料，保存2年；

　　(8)国际收支统计申报现场和非现场核查资料，保存2年；

　　(9)汇兑申报业务、金融机构对境外资产负债及损益申报业务、证券投资统计申报业务、直接投资申报业务资料，保存2年；

　　(10)新增银行分支机构办理国际收支代码相关资料，保存5年；

　　(11)外币清算业务会计凭证资料，保存20年；

　　(12)外币清算业务其他资料，保存5年。

　　2、经常项目业务档案(含保税区和出口加工区)

　　(1)出口单位备案资料，保存3年；

　　(2)出口收汇核销审批资料，保存3年；

　　(3)出口核销系统相关电子数据，保存10年；

　　(4)异地收汇核销业务有关资料，保存3年；

　　(5)进口单位名录、名单资料，保存3年；

　　(6)进口付汇核销审批资料，保存2年；

　　(7)进口核销差额审批材料及外汇局留存单据，保存2年；

　　(8)逾期未核销有关资料，保存5年；

　　(9)非贸易售付汇及境内居民个人外汇收支业务有关资料，保存3年；

　　(10)携带外币现钞出境审核资料，保存2年；

　　(11)经常项目业务核准件，保存3年；

　　(12)保险机构外汇业务市场准入和退出核准资料，保存5年；

　　(13)保税区(出口加工区)购汇核准及外汇登记有关资料，长期保存。

　　3、资本项目业务档案(含保税区和出口加工区)

　　(1)外债审批资料，保存期为注销(债权债务关系结束，下同)后加2年；

　　(2)外债签约情况表及办理外债登记有关资料，保存期为注销后加2年；

　　(3)外债账户开立核准有关资料，保存期为注销后加2年；

　　(4)外债结汇核准有关资料，保存期为注销后加2年；

　　(5)外债还本付息核准有关资料，保存期为注销后加2年；

　　(6)对外担保审批资料，保存期为注销后加2年；

　　(7)对外担保登记资料，保存期为注销后加2年；

　　(8)对外担保履约核准资料，保存期为注销后加2年；

　　(9)外商投资企业外汇登记和境外投资外汇登记有关资料，永久保存；

　　(10)外商投资企业外汇账户审批资料，保存2年；

　　(11)外商投资企业资金使用审批资料，保存2年；

　　(12)外商投资企业联合年检资料，保存3年；

　　(13)境外投资审批有关资料，保存2年；

　　(14)境外投资联合年检资料，保存3年；

　　(15)境外上市股票外汇登记资料，保存5年；

　　(16)境外上市股票外汇开户和结汇资料，保存5年；

　　(17)境外上市外资股和红筹股企业外汇账户审批资料，保存3年；

　　(18)境外上市外资股和红筹股募集资金结汇审批资料，保存3年；

　　(19)境外上市外资股公司回购境外流通股份的购付汇审批资料，保存3年；

　　(20)证券公司、信托投资公司、企业集团财务公司、金融租赁公司开立境内外汇账户核准或备案资料，保存5年；

　　(21)证券公司、信托投资公司、企业集团财务公司、金融租赁公司境外开户审批资料，保存5年；

　　(22)证券公司、信托投资公司、企业集团财务公司、金融租赁公司结汇、购汇及付汇审批或备案资料，保存5年；

　　(23)证券公司及营业部外汇业务市场准入与退出审批或备案资料，保存5年；

　　(24)信托投资公司发行境内外币信托计划备案资料，保存5年；

　　(25)财务公司吸收境外成员单位外汇存款审批资料，保存5年；

　　(26)财务公司以境内资金对境外成员单位发放贷款、融资租赁业务备案资料，保存期为债权结束后加3年；

　　(27)金融租赁公司接受外汇委托租赁资金、向承租人提供外汇流动资金贷款审批或备案资料，保存5年。

　　4、外汇查处业务档案

　　(1)外汇查处立案资料，包括立案报告、立案依据材料等，永久保存；

　　(2)外汇查处调查资料，包括书证、物证、视听材料、证人证言、当事人陈述、鉴定结论、调查报告等，永久保存；

　　(3)外汇查处处理资料，包括案审会记录、处罚告知书、当事人反馈申请书、处罚决定书、送达回证等资料，永久保存；

　　(4)外汇查处执行材料，包括代收罚款收据(第三联)、强制执行申请书、催缴罚没款通知书等，永久保存；

　　(5)复议、复审材料，包括复议(复审)决定书、复议(复审)报告、复议(复审)受理通知书、复议(复审)调卷通知书、答辩书、有关证据材料等，永久保存；

　　(6)行政应诉的有关材料，永久保存；

　　(7)罚没款代收代缴协议，永久保存；

　　(8)罚没款账簿、报表等资料、代收罚款收据，保存20年；

　　(9)罚没款催缴记录，保存5年；

　　(10)办案补助经费账簿、报表等资料，保存20年。

　　(二)档案的保管、销毁管理

　　1、业务档案管理要明确管理人员和职责，建立业务档案登记簿和业务档案调阅登记簿，保证业务档案安全、完整。

　　2、销毁业务档案时，应按规定程序，书面报经有关领导审批。