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各市、县、洋浦经济开发区人力资源和社会保障(人事劳动保障)局，省就业局，各有关单位：
为妥善解决由于各种原因导致人事档案滞留在参保人员手中的问题，规范人事档案管理，维护参保人员的社保权益，现就有关问题通知如下：
一、对于滞留在参保人员手中的人事档案，持档人应于2016年12月31日前按以下办法向有关单位(部门)提出档案材料认定和接转申请：
(一)持档人目前所在单位有档案管理权的，应将档案交回现单位管理；
(二)持档人原单位不存在的，应将档案移交至原单位上级主管部门(如国资委等国有企业主管部门)等有档案管理权的单位管理；
(三)持档人所在单位正在进行改制、关闭、破产的，应及时将档案交回单位管理；
(四)持档人原人事关系在外省、自持档案来我省就业的，应将档案托管在原人事关系所在地公共就业或人才服务机构等有档案管理权的部门；
(五)持档人属退役军人的，应向户籍所在地军转办(自主择业服务中心)或民政部门申请保管其人事档案；
(六)持档人已经失业且原单位(或主管部门)不存在的，或所在单位无档案管理权的，应向参保地就业局(人力资源开发局)申请保管人事档案。
二、属于第一条(一)至(五)项情况的自持档案，各有关单位(部门)应按照人事档案的有关管理规定，办理相关接收转递手续，并按照档案所列材料清单对档案材料进行查验、核对，确保档案的真实性。
三、属于第一条第(六)项情况的自持档案，持档人应携带本人户口簿原件、身份证原件和自持的人事档案等材料向就业局(人力资源开发局)提出档案材料接转申请并填写接转申请表(见附件1)。就业局(人力资源开发局)应指定受理窗口，负责档案接转工作，将此部分人员的档案视同失业人员的档案进行管理。
受理窗口接到申请后，应对档案材料的保存状况进行初步查验，包括是否开封、是否毁损、是否存在涂改、篡改等。对有档案材料清单的，根据清单记录核对档案材料内容；无档案材料清单的，应逐项检查档案材料，列出档案中所有材料。查看时须有2名经办人员同时在场。初验后，无论是否有档案材料清单，均应按规定格式重新填写档案材料清单(见附件2)，并经申请人和接收人签字后，封装档案袋。封装时，在封条上加盖“档案接转专用章”.
四、就业局(人力资源开发局)接转自持人事档案后，持档人再次就业的，就业局(人力资源开发局)可根据其就业状况等将档案转移至新的用人单位(有档案管理权的单位)。持档人办理基本养老保险待遇领取手续时，由其档案管理单位(部门)按规定将人事档案送交社会保险经办机构审核。社会保险经办机构根据档案材料记载的内容，对其出生年月及符合国家和本省规定的视同缴费年限等情况予以审查认定。认定过程中，对篡改、造假的伪档案应进一步核查，核查期间不计发养老金。核查结束后，除对伪造的档案依法确认无效外，还应根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国社会保险法》等规定处理。
五、各市县人力资源社会保障行政部门要进一步加强对人事档案工作的领导和管理，指导监督有档案管理权的用人单位将人事档案管理工作列入人力资源管理内容。
六、本通知自发文之日起施行。
附件：
1.档案材料接转申请书(样式)
2.档案材料清单(样式)
海南省人力资源和社会保障厅
2014年12月5日
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