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各市、县(市、区)人力资源社会保障局、档案局：
为加强和规范我省城乡居民社会养老保险业务档案管理工作，特制订《安徽省城乡居民社会养老保险业务档案管理办法(试行)》。现将该办法印发给你们，请结合实际，认真组织实施。实施中遇到问题，请及时反馈。
安徽省人力资源和社会保障厅 安徽省档案局
2013年8月19日
(此件主动公开)
安徽省城乡居民社会养老保险业务档案管理办法(试行)
第一条 为加强城乡居民社会养老保险(以下简称城乡居保)业务档案管理和开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《社会保险业务档案管理规定(试行)》(人社部、国家档案局第3号令)，结合城乡居保业务经办工作实际，制定本办法。
第二条 本办法所称城乡居保业务档案(以下简称业务档案)，系指经办机构在经办城乡居保业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的各种专业性文字材料、图表、声像、实物、电子文档等不同载体的历史记录。
第三条 依法经办城乡居保业务的县级以上社保机构(以下简称经办机构)负责本级城乡居保业务档案管理工作，接受上级业务主管部门和档案行政部门的指导、监督，并指导下级经办机构业务档案管理工作。
第四条 经办机构应遵循“谁经办、谁收集、谁整理”的原则，根据各自权限和保管范围保管业务档案，严格按照本办法的规定及程序开展收集、整理、立卷、归档等工作，确保归档材料真实、完整、安全，不得伪造和篡改。
第五条 经办机构应实行档案工作目标管理，将业务档案工作纳入单位发展规划和年度工作计划，将档案的归档情况纳入单位年度综合考核内容。
第六条 经办机构应建立健全业务档案管理岗位职责、立卷归档、查阅利用、库房管理、保密、保管、移交、鉴定销毁等制度并认真落实，确保业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。
第七条 经办机构应按照《档案馆建筑设计规范》(JGJ 25-2010)要求，设置符合防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防磁、防鼠、防虫等“九防”要求的档案保管专用库房，库房面积应按不小于40㎡(使用面积)/万卷(库房建筑面积最小不少于20㎡)标准设立(库房楼面均布活荷载不应小于5kN/㎡，采用密集架时不应小于12kN/㎡)。调阅室、办公室、档案库房应按相关要求分开设置。
档案库房应根据需要配备适用档案现代化管理要求的硬件设备和档案管理软件。档案柜架应符合《档案装具》(DA/T 6-1992)、《直列式档案密集架》(DA/T 7-1992)等要求，能满足未来不少于10年的存放需求。
第八条 经办机构可根据需要设置相应的业务档案管理部门，配备专职或兼职档案管理员(不少于1人/万卷)，业务部门应配有兼职档案管理员，并保持相对稳定。配备的档案管理人员应具备档案专业基础知识，熟悉经办业务，忠于职守。
第九条 经办机构应于每年6月底前将上年度业务档案收集、整理、组卷、装订完毕并入柜保管。收集过程中应对业务档案真实性、完整性和有效性进行检验。凡字迹模糊、签章不清、残缺不齐、衔接无序等不适宜归档的业务材料，应退回整改。
村协办员(社区协管员)和乡镇事务所(街道劳动保障工作平台)在归档材料移交前建立参保人员的基础信息台账并归档，办好交接手续、妥善保存。
第十条 业务档案分类应按照城乡居保业务经办规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度—业务环节”的方法对业务档案进行分类、整理、组卷，及时编制卷内目录、备考表、案卷目录等。
第十一条 业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为10年、30年、50年、100年。具体期限按照《安徽省城乡居民社会养老保险业务材料归档范围与保管期限》(附件1)执行。
业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。
第十二条 经办机构应依法为参保人提供档案信息查询服务，根据要求填写《业务档案利用登记单》(参见附件4)。
第十三条 经办机构应当对已到期的业务档案进行鉴定。
鉴定小组应当由经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。
鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。
第十四条 经办机构对经过鉴定可销毁的档案，应编制销毁清册，报经办机构主要负责人批准后方可销毁。档案销毁时，经办机构应派两名以上人员监销。监销人员应在档案销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。档案销毁清册应放置在全宗卷中永久保存。
未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第十五条 经办机构应按照有关规定，将永久保存的业务档案定期向同级国家综合档案馆移交。2012年底前形成的需要保存100年的参保登记类档案，可与同级国家综合档案馆协商并提前办理移交。
第十六条 未按规定建立档案，不按规定移交档案，或玩忽职守造成档案管理混乱、丢失的，伪造和篡改档案的，毁损、泄密的，给单位和个人造成损失的，依照《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案条例》、《档案管理违法违纪行为处分规定》等有关法律法规予以查处，并追究单位领导及相关人员的法律责任。
第十七条 业务档案中涉及会计、声像、实物、电子文档等档案材料的整理，分别按国家相关标准、规定执行。老农保业务档案按原保存方式继续保存。
第十八条 根据经办规程对业务材料的规定，乡镇、街道就业和社会保障事务所应参照本办法管理相应的业务资料。
第十九条 本办法自2013年9月1日起施行。
附件:1.安徽省城乡居民社会养老保险业务材料归档范围与保管期限
2.安徽省城乡居民社会养老保险业务档案分类方案(档号编制)
3.安徽省城乡居民社会养老保险业务档案整理流程
4.安徽省城乡居民社会养老保险业务档案参考样式 
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