本局各处室、直属各单位：
　　为了加强局机关档案安全监管工作,确保数字档案信息安全有效,规范有序,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国国家审计准则》及档案有关法律法规规定，结合本局实际情况，特制定局机关《电子文件归档制度》、《纸质档案数字化技术规范》、《档案数据安全保密制度》、《档案数据网上查询利用制度》、《档案数据管理维护制度》、《档案目录数据库校对制度》、《电子文件和数字档案安全保管和备份制度》、《电子档案利用登记制度》等八项制度，现予印发，请遵照执行。
　　电子文件归档制度
　　一、电子文件是指局机关在履行审计职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。
　　二、电子文件形成部门要把经过鉴定符合归档条件的电子文件，按照鉴定标识及时向档案部门移交，并办理验收移交手续。
　　三、电子文件的归档可分实时和定期两种。实时归档的电子文件先做逻辑归档，采用多种方法收集、捕获各种电子文件(如用文字处理技术形成的电子文件、用扫描获得的图像电子文件、用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件、在网络系统中处于流转状态的电子文件、用视频或多媒体设备获得的视频文件、用音频设备获得的声音文件以及通过通用软件产生的电子文件等)，并对每份电子文件进行登记，定期制作电子文件的备份。定期归档的电子文件要作物理归档。物理归档时，应按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。电子文件定期归档的时间与纸质档案归档时间相同。
　　四、归档电子文件以件为单位整理。同一全宗内的电子文件按照年度—保管期限进行分类，按档号对电子文件进行命名，集中组织存储载体。电子文件通过著录后，将著录结果制成机读目录和纸质目录。
　　五、电子文件的归档范围、保管期限按照《台州市审计局文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(台审办〔2010〕85号)执行。
　　六、归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：①归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。②单片载体应装盒，竖立存放，避免挤压。③存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。④环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35％～45％。针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施。对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
　　七、随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》。
　　纸质档案数字化技术规范
　　一、纸质档案数字化，即采用扫描仪或数码相机等设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
　　二、归档范围划分为永久或长期(或30年)保存，符合国家有关规定的纸质档案列入数字化加工范围。
　　三、纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
　　1、档案整理。扫描之前，按目录数据准备、拆除装订、区分扫描件和非扫描件、页面修整、档案整理登记、扫描后恢复装订等步骤对档案进行适当整理。
　　2、档案扫描。确定扫描方式、色彩模式、扫描分辨率(普通文件，扫描分辨率一般选择≥300 dpi，图纸类文件扫描分辨率选择≥200 dpi，照片文件≥400 dpi)进行扫描登记。
　　3、图像处理。图像数据质量检验，进行去污、纠偏、裁剪、拼图等图像处理。
　　4、图像存储。用于代替原件保存和需要移交市档案馆的档案，采用多页tif和pdf两种格式存储；用于提供网络查询的扫描图像，可存储为jpg、ceb、pdf或其他格式。以纸质档案目录数据库为依据，用档案目录数据库中该份文件的档号命名每份图像文件，通过档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系。
　　5、目录建库。应选择通用的数据格式，向市档案局移交时应转换为DBF，所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。
　　6、数据挂接。档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过在线或离线方式加载到数据服务器，实现目录数据库对相关联的数字图像的批量、快速挂接。
　　7、数据验收。以全宗的一个或多个目录为单元，随机抽查5﹪的条目数据对应的图像数据及其图像内容的准确性进行图像数据检查验收。扫描图像完整性100﹪正确，图像倾斜度、清晰度、整洁度抽检合格率达到95﹪以上。
　　8、数据备份。经验收合格的完整数据应及时进行备份，备份载体的选择可采用在线、离线相结合方式实现多套备份，同时进行异地保存。数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，填写纸质档案数字化备份管理登记表单，以便查找和管理。
　　9、成果管理。选用在线和离线方式，配合相应的软件对数字化成果进行管理，确保其安全、完整和长期可用。纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。
　　档案数据安全保密制度
　　一、建立档案信息数据安全保障机制，确定专人负责档案数据安全工作。档案数据收集、整理、发布、管理等业务方面的工作由档案信息化兼管人员负责，档案信息网站建设、维护技术方面的工作由计算机专业人员负责。
　　二、加强档案信息网络安全管理，做好访问控制技术，进行档案数据识别和鉴别，设置档案信息网络防火墙技术，对涉密电子文件进行加密处理和反病毒技术处理，确保档案数据安全、保密。
　　三、档案数据集中统一保存，必须完整、真实、准确、可读，采用多套备份制度，本机随时备份，档案专用服务器每季自动备份两次，移动硬盘每季备份一次，刻录光盘每年备份一次，一次刻录三套，一套封存，一套利用，一套异地保存到台州市档案局。
　　四、确定涉密电子文件的范围。涉密电子文件分为密级文件和内部文件两种，秘级文件是指上级或本局标有绝密、机密、秘密等级的文件。内部文件是指本局机关各种会议记录，会计、人事统计年报等文件材料。
　　五、电子文件的密级标识不能与文件的正文分离，一般标注于正文前面，并进行规范的登记管理，将涉密电子文件存储在相应的目录下，刻录成光盘的涉密电子文件存放在保密柜保存。严格控制知悉此备份的人数，保管地点应有“八防”设施。对存储涉密电子文件的磁介质应确定保密期限，分密级管理，严格遵守借阅、使用、保管及销毁制度，未经许可严禁私自复制、转储和借阅。
　　六、建立档案数据网上查询利用审批工作流程，填写申请单、提交申请、通过审批、查询利用、结束借阅。通过审批的用户，须根据赋予的权限，在规定的范围、时间内完成查看。未经审批登记或审批未通过的用户不能查看全文档案库或全文文件库。
　　档案数据网上查询利用制度
　　一、设定档案数据网上查询利用管理权限。被授权的档案信息化兼管人员根据需要可以查看、添加、删除、修改任何档案库或文件库信息。本局领导和被授权的档案信息化协调小组人员可以查看任何档案库或文件库信息，但不能添加、删除、修改任何档案库或文件库信息。各处室、直属局未经审批登记只能查看目录档案库或目录文件库，不能查看全文档案库或全文文件库。
　　二、提供利用有密级要求的档案数据,应严格遵守国家有关保密规定;采用联网方式提供利用的,应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子档案数据的设备上加装防火墙等安全保密措施。
　　三、建立档案数据网上查询利用审批工作流程，严格按档案数据网上查询利用管理权限进行网上查询利用。
　　1、填写申请单。用户要查看相应的原文，应填写电子“档案借阅申请单” ,选择“利用目的”、“借阅天数”、“详细说明”。
　　2、提交申请。申请单填好后，点击确定提交“档案借阅申请单”。
　　3、通过审批。档案信息化兼管人员对用户提交的申请单进行审批，审批过程中，档案信息化兼管人员可添加审批意见，可对申请的档案库进行选择，并对申请天数进行修改，最终根据审批者对档案涉密程度进行审批，同意或者禁止借阅人查看此档案文件。
　　4、查询利用。审批通过后，用户要根据赋予的权限，在规定的范围、时间内完成查看利用。
　　5、结束借阅。
　　四、用户查询涉密档案后，要注意保密，不泄密查询的任何内容。凡造成失(泄)密者，根据《保密法》规定，视情节轻重，给予相应的处罚。
　　档案数据管理维护制度
　　一、电子档案数据是指经过鉴定,具有保存和利用价值的归档电子文件及其相应的支持软件和软、硬件说明。
　　二、归档档案数据的保管应按照国家档案局DA/T15-1995《磁性载体档案管理与保护规范》的要求,采用专门的保护设备和保护技术措施,其载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中,温度控制在17℃—20℃;相对湿度控制在35%—45%。
　　三、归档档案数据的形成部门及其档案部门每年均应对归档档案数据的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。如网络系统扩充或系统设备更新,须确认库存载体与新系统、新设备的兼容性,如不兼容,应及时对归档档案数据进行迁移。
　　四、对保管的档案数据进行迁移操作前,制定严密的迁移工作计划,保证档案数据必须在完整、准确和有保障的前提下进行迁移,档案人员应填写《档案数据迁移登记表》。迁移后,原旧版的载体仍需保存3年。
　　五、定期对保存的档案数据进行抽样机读检验,光盘每满4年进行一次抽检,抽检率不低于40%,并将检验结果填入《档案数据管理登记表》。如发现问题应及时采取补救措施。
　　六、提供利用有密级要求的档案数据,应严格遵守国家有关保密规定;采用联网方式提供利用的,应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子档案数据的设备上加装防火墙等安全保密措施。
　　七、超过保管期限的档案数据,其鉴定和销毁按照归档纸质文件的有关规定执行，对确认销毁的档案数据应进行逻辑和物理删除,并列出销毁归档档案数据目录存档备查。
　　档案目录数据库校对制度
　　一、建立科学的档案目录数据库校对制度，对整理、归档、挂接的全过程，应进行多次校对，确保档案目录数据库完整、准确、规范。
　　二、各部门归档的实体文件与归档文件目录要进行一次校对。
　　三、档案管理部门建立档案目录数据库后，对照档案目录数据库，标上对应电子文件的档号，发现问题，及时纠正。
　　四、在电子文件转换成PDF格式后重新进行一次校对。
　　五、通过批量挂接建立全文数据库后，再进行一次校对，确保档案实体与电子目录一一对应。
　　电子文件和数字档案安全保管和备份制度
　　一、电子文件和数字档案集中统一保存，按照国家档案局DA/T15-1995《磁性载体档案管理与保护规范》的要求，采用专门的保护设备和保护技术措施,其载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中,温度控制在17℃—20℃;相对湿度控制在35%—45%，确保电子文件和数字档案完整、真实、准确、可读。
　　二、电子文件和数字档案的形成部门及其档案部门每年均应对归档档案数据的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。
　　三、对保管的电子文件和数字档案进行迁移操作前,制定严密的迁移工作计划,保证电子文件和数字档案在完整、准确和有保障的前提下进行迁移,档案人员应填写《电子文件和数字档案迁移登记表》。迁移后，原旧版的载体仍需保存3年。
　　四、定期对保存的电子文件和数字档案进行抽样机读检验,光盘每满4年进行一次抽检,抽检率不低于40%,并将检验结果填入《电子文件和数字档案管理登记表》。如发现问题应及时采取补救措施。
　　五、提供利用有密级要求的电子文件和数字档案,应严格遵守国家有关保密的规定,采用联网的方式提供利用的,应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子档案数据的设备上加装防火墙等安全保密措施。
　　六、电子文件和数字档案采用多套备份制度，本机随时备份，档案专用服务器每季自动备份两次，移动硬盘每季备份一次，刻录光盘每年备份一次。刻录光盘一式三套，一套封存，一套利用，一套异地保存到台州市档案局。本单位电子文件和数字档案若遭自然灾害等破坏后，应立即启动应急措施，将异地保存在市档案局的电子文件和数字档案进行恢复。
　　七、超过保管期限的电子文件和数字档案的鉴定和销毁,按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子文件和数字档案进行逻辑和物理删除,并列出销毁电子文件和数字档案目录存档备查。
　　电子档案利用登记制度
　　一、电子档案集中统一保存，必须完整、真实、准确、可读，采用多套备份制度。
　　二、用户利用电子档案应填写《电子档案利用登记表》，办理相关的利用审批手续，审批同意后，方可提供利用。未经批准，任何单位或个人不得擅自利用或复制电子档案。
　　三、归档电子档案的封存载体不得利用或外借。利用时应使用复制件。
　　四、利用者应在归档电子档案规定的使用权限范围内进行利用。利用具有保密要求的归档电子档案，应遵守国家或单位有关保密规定。凡造成失(泄)密者，根据《保密法》规定，视情节轻重，给予相应的处罚。
　　五、采用联网的方式利用归档电子档案时，应严格按《档案数据网上查询利用制度》规定办理。