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各市、县国家税务局(不发宁波)，省税务干部学校：
为进一步加强政府采购档案资料管理，有效保护和利用政府采购档案资源，根据《中华人民共和国采购法》、《国家税务局系统政府采购管理办法》(国税发[2005]210号)及相关法律法规规定，并结合我省国税系统政府采购工作实际，省局制定了《浙江省国家税务局系统政府采购档案管理办法》。现予印发，请认真执行。
二Ｏ一二年五月二十三日
浙江省国家税务局系统政府采购档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为了加强浙江省国家税务局系统政府采购档案资料的管理，有效保护和利用政府采购档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《国家税务局系统政府采购管理办法》(国税发[2005]210号)及相关法律法规规定，并结合我省国税系统政府采购工作实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于全省各级国税部门对政府采购档案的收集、归档、管理、使用和销毁等活动。
第三条 本办法所称的政府采购档案是指各级国税部门在政府采购活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图纸、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体的记录。
第四条 全省各级国税部门政府采购档案的管理工作由采购部门组织实施。政府采购档案管理应接受上级采购部门的业务指导、监督和检查。
第五条 各级国税部门应按照本办法的规定加强对政府采购档案的管理，保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。
第二章 政府采购档案的归档范围
第六条 政府采购档案包括采购项目实施过程中形成的各种文件资料，采购管理工作中形成的文件、数据、表格，以及记录采购档案管理过程的资料。
第七条 采购项目实施过程中形成的文件资料包括：
(一)项目前期准备材料
1.由需求部门提交的采购需求资料，包括拟采购项目的名称、配置说明、预算金额及局领导审核意见等；
2.由采购部门提交的采购准备报告，包括本次采购的项目清单、产品需求说明、已批准预算、建议采购方式、供应商备选信息等；
3.政府采购项目授权(委托)采购表；
4.需要委托采购代理机构的情况说明及确定采购代理机构的审批意见，委托代理采购协议书或合同；
5.其他项目前期准备材料；
(二)项目招标采购材料
1.采购文件(包括向供应商发出的招标、询价、竞争性谈判、单一来源采购的全套文件、资料、样本、图纸等)；
2.采购公告、资格预审公告及其变更事项(各报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等)；
3.购买采购文件或资格预审文件的供应商名单；
4.供应商领取采购文件的记录；
5.对已发出采购文件进行必要澄清或修改的文件或情况
说明；
6.其他项目招标采购材料；
(三)项目开标(含谈判、竞价等，下同)材料
1.采购响应文件正本，包括供应商提交的报价单、服务承诺、身份证明等资料，以及对已提交资料的补充、澄清、修改文书等；
2.收取采购响应文件、投标(谈判)保证金的登记记录；
3.采购项目情况记录(包括采购会议纪要、采购项目记录、供应商报价记录等)；
4.其他项目开标材料；
(四)项目评审材料
1.公开招标评审专家签到表；
2.参加评审的采购工作小组成员名单(包括谈判小组、询价小组及现场监督、监察人员)；
3.经采购领导小组审核同意的拟中标情况报告，包括评审过程的记录、评标或谈判报告、拟成交中标供应商、拟成交价等；
4.经评审人员签字确认的采购项目记录表(单)；
5.其他项目评审材料；
(五)项目中标(成交)材料
1.中标(成交)通知书；
2.采购结果公告记录；
3.其他项目中标(成交)材料；
(六)项目合同执行材料
1.项目合同；
2.有关项目合同的补充、修改、中止或终止执行材料；
3.项目的验收文件材料；
4.项目的结算付款记录，发票复印件；
5.其他项目合同签署及执行材料；
(七)其他文件
1.供应商质疑材料、处理过程记录及答复材料；
2.供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定；
3.采购过程中的音像录音资料；
4.其他需要存档的资料。
上述内容如全部涉及则应按要求全部列示，如只涉及部分内容，则只列示涉及部分内容。
第八条 采购管理工作中形成的文件资料包括：政府采购相关制度、规定，审批备案资料，政府采购专项工作材料，政府采购实施计划(含草案)、工作台账、信息统计报表等基础数据资料，以及日常统计政府采购工作情况的重要数据及表格等。
第九条 记录政府采购档案管理过程的资料包括采购档案交接清单、采购档案的查阅记录、以及采购档案的销毁清单等。
第三章政府采购资料的收集与管理
第十条 各级采购部门应指定专人负责政府采购档案的收集管理，包括资料的收集、整理、编制目录、立卷、移交等。
第十一条 采购项目实施过程中，采购项目经办人应随时收集产生的各类采购资料，保证采购资料的完整性、规范性，对遗漏、缺失或未按规定签章的材料应随时补正。在资料收集过程中应严格执行保密规定，在中标(成交)结果公布前，非开评标人员不得接触采购资料，也不得外借采购资料，防止评审信息泄露。
第十二条 采购项目结束(指合同签订并交付验收)后三个月内，采购项目经办人应将全套采购文件材料按下列要求进行整理：
(一)核对资料。根据采购程序和本办法第七条的要求核对所收集的全部采购文件；
(二)补正资料。对签名、印鉴或审批手续不全的要及时补办相关手续，对于暂时缺少的采购资料要及时补齐，确保归档资料种类和内容的完整、真实、有效；
(三)按序排列资料。对收集的采购资料应按照本办法第七条的要求进行归类，并按政府采购工作流程顺序进行排列，并注意保持文件之间的历史联系；
(四)整理归档资料。整理时要顺页、朝左、顶齐，并按序逐页在外侧右上角处编写页码；
(五)编制政府采购档案目录。档案目录(见附件1)应列明卷内所有材料，按种类编制页码范围，并置于采购档案的最上方；
(六)立卷装订。采购档案整理完毕并经部门领导审定后，按采购编号建立政府采购档案卷宗，并以线装方式装订或直接归入档案盒，如卷宗材料较多无法在一本(盒)中装订的可分多本装订。装订结束，需在卷宗封面填写好项目名称、项目编号等必要信息。
第十三条 采购项目委托政府采购代理机构进行采购的，根据本办法第七条的要求收集整理全部采购文件资料。
第十四条 采购管理工作中形成的文件资料应及时收集整理，按序编制目录，并在规定期限内立卷装订。其中政府采购相关制度、年度信息统计报表、审批备案资料等应在年度终了后一个月内予以立卷装订。政府采购专项工作材料、日常统计政府采购工作情况的重要数据及表格等应在工作结束后一个月内完成立卷装订工作。
第十五条 对列入政府采购档案管理的资料，除应将纸质件按本办法规定及时整理归集、妥善保管外，还应将电子文档及时备份，对以专门软件编报的报表数据应尽可能将其转为Excel格式以便查询。采购档案管理人员换岗时，应将所保管的纸质档案及电子数据一并移交。
第四章政府采购档案的保管
第十六条 采购部门在采购档案保管期满两年后，向本单位档案管理部门办理归档手续，并移交采购档案。
采购部门向档案管理部门移交采购档案时，应填写档案移交清单(见附件2)。交接工作结束时，应由交接双方经办人在档案移交清单上签字确认。档案移交清单由采购部门保存。
第十七条 政府采购档案(包括电子文档)的保管期限从采购项目结束之日起计算，至少保存十五年(国家有专门规定的从其规定)。公开招标非中标供应商的采购响应文件保管期限应从采购结束之日起不少于五年。
第五章 政府采购档案的使用和销毁
第十八条 各级采购部门应切实加强对本单位政府采购档案的查阅、复印和出借管理。除法律另有规定外，未经档案管理人员审核并经采购部门负责人员批准，不得擅自查阅、复印或出借政府采购档案。
第十九条 经采购部门负责人批准，确需借阅或复印政府采购档案的，由档案管理人员办理登记手续后，进行借阅或复印。借阅档案归还时，档案管理人员必须按外借时登记的内容核查档案，并办理归还手续。
第二十条 政府采购档案管理人员和借阅人员应对政府采购档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封和抽换。
第二十一条 保管期满的政府采购档案，应按以下程序销毁。
(一)政府采购档案管理人员提出政府采购档案销毁清单(见附件3)，列明需销毁档案的项目编号、所属年度、卷宗起止号、规定保管期限、已保管期限、销毁原因等。
(二)销毁意见须经采购部门审核、并报采购工作领导小组审批。
(三)销毁政府采购档案时，应邀请采购及监察部门人员参加现场监销。
(四)监销人在销毁政府采购档案前，应当认真根据清单核对清点销毁的档案；销毁后应在销毁清单上签名确认。
第六章 监督检查与违纪责任
第二十二条 各级采购部门应定期对政府采购档案的管理情况开展检查，并积极配合政府采购监督管理部门对其政府采购档案开展的检查。
第二十三条 各级国税部门相关人员违反本规定，造成政府采购档案损毁、丢失、泄密或涂改、伪造政府采购档案的，应责令其限期改正，并按规定给予处分。
第七章 附则
第二十四条 各级国家税务局可依据本办法，结合本地实际情况，制定本地区具体实施办法。
第二十五条 本办法由浙江省国家税务局负责解释。
第二十六条 本办法自印发之日起实行。 
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